Correo electrónico frente a teléfono: cuándo usarlos en ventas

Correo electrónico frente a teléfono

Somos muy afortunados de vivir y trabajar en una época con tantas formas de comunicarnos con nuestros colegas. ¿Se imagina las ventas sin el beneficio y la conveniencia del correo electrónico, o un teléfono, o el correo electrónico en nuestros teléfonos?

Hoy, a pesar de la variedad de herramientas a nuestra disposición, la mayoría de las personas tienden a depender del correo electrónico y las comunicaciones telefónicas para sus negocios. Examinemos ambos métodos y cuándo usar uno sobre el otro, y compartamos algunos consejos para aprovechar al máximo su próximo correo electrónico o llamada telefónica.

Primero, consideremos la llamada telefónica. Ha habido una idea errónea de que la popularidad del teléfono ha disminuido con la llegada del correo electrónico. Sin embargo, basta con observar la casi ubicuidad del teléfono móvil para comprender que ese no es el caso. Las llamadas telefónicas no se han rechazado; acaban de ser complementados por correo electrónico. Como resultado, en lugar de levantar el teléfono para cada conversación, somos más selectivos sobre con quién necesitamos hablar, con qué urgencia y con qué propósito.

Por otro lado, el correo electrónico tiende a usarse libremente para todo, desde una respuesta breve hasta un envío largo y lleno de detalles y una miríada de otros tipos de correspondencia. El correo electrónico es una bendición para los negocios, ya que nos permite comunicarnos a nuestra conveniencia sin incomodar a los demás. También se ha convertido en una muleta o un cajón de sastre para las tareas que preferiríamos evitar o no trabajar demasiado para lograr.

Ya sea que sea un conversador empedernido o un remitente de correo electrónico comprometido, existe un método preferible para cada conversación de ventas. Para determinar qué método se adapta mejor a la tarea en cuestión, considere cuál logrará su objetivo en el menor tiempo posible. Si aún no está seguro, esto puede brindarle información útil.

Cuando el correo electrónico es una buena opción

Mantenga un registro de la comunicación: En los casos en que sea beneficioso tener un registro digital de una conversación específica, la entrega de un documento o el acuerdo por correo electrónico de un precio o un proyecto, el correo electrónico es una herramienta muy eficaz.

Mantenga un registro de los detalles: Ya conoces el viejo dicho, «el diablo está en los detalles». Es una descripción adecuada para esas partes molestas pero a menudo de importancia crítica de una transacción, proyecto, plan o contrato. Al capturar esos detalles en un correo electrónico, reduce el riesgo de pasar por alto algo importante y crea un registro para que otros puedan consultarlo.

Seguimiento: Este es probablemente el segundo mejor uso del correo electrónico, especialmente después de reunirse o hablar con un nuevo cliente potencial o cliente. Este simple paso le permite continuar el diálogo con su cliente y comunicar su entusiasmo, capacidades organizativas y habilidades de gestión de proyectos.

Proporcione estado, actualizaciones y minutos: El correo electrónico hace que sea muy sencillo proporcionar breves actualizaciones de estado sobre actividades y proyectos, manteniendo fácilmente a los colegas, gerentes y clientes informados.

Por supuesto, el correo electrónico a menudo tiende a incursionar en temas delicados que es mejor dejar en una llamada telefónica. De hecho, el correo electrónico se ha convertido en un reemplazo conveniente para las discusiones difíciles. ¿Por qué sufrir la ansiedad de una conversación incómoda cuando puede enviar un correo electrónico alegre y, con suerte, evitarlo por completo? Es un plan brillante, pero le hace un flaco favor a usted, a su empleado o a su cliente. Es en estas y otras innumerables situaciones cuando una llamada telefónica es la mejor opción.

Cuando el teléfono es una buena opción

Temas o detalles sensibles: Es tentador confiar en el correo electrónico para evitar una conversación difícil, pero a menudo un toque personal y la capacidad de responder de inmediato a una queja o inquietud es la mejor manera de resolver el problema.

Sobrecarga de correo electrónico: Cuando comienzan a fluir demasiados correos electrónicos o demasiados detalles, es fácil perder el hilo de una conversación. A veces se necesita una breve conversación telefónica para eliminar el desorden de la bandeja de entrada.

Tono: A veces necesitas escuchar lo que la otra persona no está diciendo. La mayoría de nosotros hemos aprendido por las malas que el sarcasmo no siempre se traduce bien por correo electrónico. Hay momentos en los que es importante escuchar las inflexiones de voz, las pausas o incluso el silencio que puede revelar una llamada telefónica.

Primera impresión: Cuando se presenta a sí mismo, a su empresa o su propuesta, y la interacción cara a cara no es posible, una llamada telefónica es la mejor manera de causar una buena primera impresión. No importa qué tan bien escrito o atractivo sea el contenido de su correo electrónico, simplemente no puede ofrecer la misma experiencia.

Claridad: Cuando necesite revisar detalles o acciones descritas por escrito, el teléfono es una mejor opción. Unos minutos por teléfono para revisar un documento o plan permite que ambas partes brinden detalles adicionales o claridad sobre el tema.

Como comunicadores comerciales, nos hemos vuelto muy expertos en asignar ciertas herramientas a situaciones específicas para maximizar nuestro tiempo. El correo electrónico permite una mayor flexibilidad y es un método excelente para grabar sus comunicaciones. Las conversaciones telefónicas permiten que su personalidad brille y ofrezcan una sensación de inmediatez. Ya sea que prefiera el toque personal de una llamada telefónica o la comodidad del correo electrónico, el verdadero desafío es elegir la mejor herramienta para transmitir el mensaje correcto e influir en el resultado deseado. Es tu llamada (juego de palabras), pero en caso de duda, probablemente sea mejor levantar el teléfono.

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