Preguntas que se debe responder antes de planificar una reunión

Preguntas para responder antes de planificar una reunión

Las reuniones son necesarias en todas las organizaciones, especialmente en aquellas que actualizan el servicio al cliente o la experiencia del cliente.

¿Qué se espera que logre su reunión?

Las reuniones son un medio para lograr un fin. No son el fin en sí mismos. Como solía decir mi primer jefe, «Si nada cambia como resultado de la reunión, entonces fue una pérdida de tiempo». Antes de invitar a alguien a la reunión, determine sus objetivos para la reunión. ¿Es informar, solucionar problemas, cumplir un requisito fiduciario? ¿Cómo le ayudará a progresar hacia su objetivo o fin más amplio? Si no puede responder esa pregunta, entonces no debería convocar una reunión. Coloque los objetivos de la reunión en la parte superior de la agenda.

¿Cuál es el resultado mínimo que aceptará y seguirá teniendo éxito?

Tan importante como conocer su objetivo, cuál es el resultado mínimo aceptado que aún significará que se ha acercado a su objetivo general. Esto es especialmente cierto en la primera reunión de un equipo. Alguien puede tener una mejor idea que tú sobre algo y puede hacer que la agenda de tu reunión se pierda por la ventana. Como el nosotros militar dice, «Ningún plan sobrevive intacto al primer contacto».

¿Qué formato utilizará?

¿Qué tipo de formato debería utilizar para lograr sus objetivos? ¿Cara a cara, videoconferencia, teleconferencia, chat? Cada uno tiene sus ventajas y desventajas.

¿Cuáles son sus reglas básicas?

¿Cuáles serán las reglas o normas básicas? Si no establece los parámetros, corre el riesgo de que alguna persona bien intencionada (o no tan bien intencionada) arruine toda su reunión al salirse del tema, divagar o quejarse.

¿Cómo involucrará a todos?

Algunas personas son introvertidas, otras son extrovertidas. Antes de llevar a cabo la reunión, tenga un plan para alentar a todos a participar, incluso a los introvertidos extremos. Sus ideas pueden ser tan buenas o mejores que las de ese tipo locuaz, pero es posible que tengas que sacar algunos dientes para conseguirlas. Podría ser tan simple como tener una lista de participantes y poner una marca de verificación junto al nombre de cada uno mientras habla.

¿Cómo se asegurará de que su reunión comience y finalice a tiempo?

Por fin, todas las reuniones deben comenzar puntualmente. Sé que es habitual que las conferencias telefónicas comiencen unos minutos tarde para que todos puedan marcar. Empecé a programar mis conferencias telefónicas un minuto después de la hora. Ahí es cuando empiezo a hablar. Una vez que cree la expectativa de que comenzará a tiempo o unos minutos tarde, la gente lo esperará.

Las reuniones también deben finalizar a tiempo. Si la reunión comienza a retrasarse, solicite una mayoría de votos sobre si debe terminar a tiempo o continuar por un período corto. Entonces cumpla con esa decisión.

La calidad de cada una de sus reuniones es fundamental para su éxito. Cuanto más valiosos perciban los participantes las reuniones, más contribuirán. Si no ven el valor, entonces comenzarán a inventar razones para transmitir futuras reuniones. No se centre solo en una lista de temas; Dedique tiempo a planificar formas de mejorar la calidad general.

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