Directrices para la retención de registros para la pequeña empresa

Aunque Inspección de Hacienda no espera que se quede con todo para siempre, sí esperan que tenga sus documentos de respaldo en caso de que llamen a su puerta. En consecuencia, muchas pequeñas empresas se convierten en ratas de carga para evitar el dilema de ser auditadas sin un rastro de papel. Una razón para conservar buenos registros que respalden las declaraciones de impuestos de hace unos años es porque no está seguro del estatuto de limitaciones en las consultas realizadas por la Inspección de Hacienda. Además, no sabe qué tan bien le está yendo a su negocio o cómo se puede optimizar sin informes y documentación.

Generalmente, la Inspección de Hacienda puede auditar declaraciones de impuestos que tienen hasta seis años, por lo tanto, definitivamente debe conservar su información durante al menos los últimos seis años. Si no ha informado parte de sus ingresos y la parte no declarada representa más del 25% de sus ingresos totales, la Inspección de Hacienda tiene hasta seis años para investigar. Sin embargo, si no ha presentado un reclamo o presentó una declaración fraudulenta, no hay límite de tiempo para que la Inspección de Hacienda pueda exigir que presente la documentación de respaldo. En general, cuanto más tiempo tenga su papeleo, mejor estará. Con los avances tecnológicos, guardar o almacenar documentación es más fácil que nunca. Ahora que sabe cuánto tiempo deben conservarse, observe exactamente qué tipos de documentos debe conservar.

Mantenga las operaciones comerciales y los estados financieros

Los estados de cuenta bancarios, los estados de pérdidas y ganancias (estado de resultados) y los balances generales deben mantenerse en un archivo ordenado y etiquetados para facilitar el acceso. Normalmente, su contador fiscal o CPA lo hará por usted, pero usted mismo debería tener copias de estos informes. También ayuda si los organiza en orden cronológico. También es mejor guardar copias impresas y en papel de las cosas por si acaso.

Conserve los recibos y las facturas

  • Compras: Los cheques cancelados, los comprobantes de venta de tarjetas de crédito, los recibos de cinta de la caja registradora y las facturas deben conservarse. Esta es la documentación de las cosas que compra para revender a los clientes. Estos documentos proporcionan la prueba necesaria de que efectivamente ha gastado la cantidad que afirma haber gastado en categorías que puede haber incluido para las deducciones o exenciones fiscales. Es posible que la Inspección de Hacienda desee revisarlos para asegurarse de que todo esté en orden.
    • Ingresos brutos: Esta es la documentación que muestra los ingresos que ha recibido su empresa. Esto incluye cintas de caja registradora, comprobantes de depósito bancario, talonarios de recibos, comprobantes / estados de cuenta de tarjetas de crédito, facturas, formularios y más.
  • Gastos: Esta es la documentación que no es la compra de productos que paga para operar su negocio. Esto podría incluir cosas como recibos de viaje (si necesita viajar), recibos de transporte, cheques cancelados, facturas, estados de cuenta y cintas de caja registradora. Si compra equipo, maquinaria o muebles, asegúrese de guardar estos recibos y cómo los ha depreciado. Asegúrese de tener documentos que respalden lo que pagó, cuándo, por qué y cómo usó el activo.

Información de nómina de empleados

También se debe conservar la información de contacto del empleado, el número de empleados, el impuesto sobre la nómina de los empleados y la información salarial.

Contratos y otra documentación legal

Los artículos de organización,  acuerdos de operación, documentos de préstamos, permisos, contratos de proveedores, arrendamientos y más deben organizarse y conservarse para facilitar el acceso.

Además del temor a una auditoría, mantener buenos registros comerciales le permitirá diseñar estrategias para optimizar el negocio y aumentar las ganancias. Le mostrará qué productos o servicios funcionan mejor que otros, qué gastos pueden evitarse o reducirse, etc.

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